Comerțul online nu mai este „canalul secundar”. A devenit coloana vertebrală pentru mii de afaceri românești. Dar odată cu creșterea vin și reguli mai stricte. Iar 2026 aduce câteva schimbări pe care niciun proprietar de magazin online nu are voie să le rateze.
Autoritatea fiscală a extins verificările fiscale. Digitalizarea a devenit obligatorie. Iar diferența dintre un business e-commerce care dorme liniștit și unul care primește notificări neplăcute stă, de cele mai multe ori, în câteva detalii contabile bine țintite.
Acest ghid acoperă exact acele detalii: ce trebuie să ai în vedere încă de la infiintarea firmei și ce reguli contabile se aplică unui magazin online în 2026. Fără limbaj de lemn. Doar ce contează.
1. Forma juridică: SRL sau PFA? Decizia care influențează tot restul
Prima întrebare nu este „ce vând?”. Ci „sub ce formă vând?”.
Pentru majoritatea magazinelor online cu ambiție de creștere, SRL-ul rămâne alegerea pragmatică. Oferă protecție limitată a răspunderii. Permite asocierea mai ușoară a investitorilor. Și se aliniază mai bine cu volume mari de tranzacții.
PFA-ul poate funcționa pentru începuturi mici, cu un singur proprietar și venituri modeste. Dar pe măsură ce comenzile se acumulează, limitele devin vizibile.
Un tabel simplu pentru orientare rapidă:
Răspundere: Limitată la capitalul social; Nelimitată (bunuri personale)
Impozitare pe venit: 1% micro (sub 100.000 €) sau 16% profit; 10% pe venitul net
Contabilitate: Obligatorie, în partidă dublă; Mai simplă, dar tot necesita evidență
Încasări și plăți: Cont bancar obligatoriu pentru operațiuni; Cont bancar recomandat, nu mereu obligatoriu
Scalabilitate: Ridicată; Limitată
Exemplu din viață reală: Un antreprenor care vinde accesorii telefonice prin propriul site a rămas pe PFA „pentru simplitate”. Când a depășit 300.000 lei venituri anuale, a realizat că nu poate deduce o serie de cheltuieli și că impozitul efectiv era mai mare decât ar fi fost pe un SRL cu regim micro. A migrat spre SRL la începutul următorului an fiscal.
Alegerea forme juridice nu este ireversibilă. Dar fiecare schimbare costă timp și bani. Mai bine o decizie informată de la start.
2. TVA: plafonul de 395.000 lei și capcana pragului de 10.000 euro
Aici începe partea cu adevărat sensibilă.
2.1. Când devii plătitor de TVA în România
Plafonul de scutire pentru TVA este 395.000 lei în 2026. Sub acest nivel, poți funcționa ca neplătitor. Peste, devii plătitor și trebuie să colectezi TVA.
Dar atenție: plafonul nu se calculează „pe ochi”. Include venituri din vânzări, dar exclude anumite operațiuni. Iar dacă ai și vânzări intracomunitare, calculul devine mai nuanțat.
2.2. Pragul european de 10.000 euro: o regulă separată
Chiar dacă ești sub 395.000 lei în România, poți depăși pragul de 10.000 euro pentru vânzări la distanță intracomunitare B2C. În acel moment, nu mai aplici TVA românesc pentru clienții din alte state UE. Aplici TVA-ul statului de destinație. Și intri în regimul OSS (One-Stop-Shop) .
Aceasta este una dintre cele mai frecvente surse de greșeli. Un magazin online care vinde în Bulgaria, Ungaria sau Germania poate depăși pragul fără să realizeze. Iar corecția ulterioară costă.
Tabel comparativ TVA în 2026:
Vânzări sub 395.000 lei, doar în România: Neplătitor TVA (cu condiții)
Vânzări peste 395.000 lei, în România: Plătitor TVA, cota standard 21%
Vânzări intra-UE B2C sub 10.000 €/an: TVA românesc
Vânzări intra-UE B2C peste 10.000 €/an: TVA stat destinație, prin OSS
Import colete sub 150 € din afara UE: IOSS sau taxa fixă de 25 lei/colet
Cote TVA: 21% standard, 11% redusă principală. Taxa de 25 lei pentru colete extracomunitare sub 150 € se aplică din 2026.
3. e-Factura: obligatorie, extinsă și cu termen nou
Dacă până acum e-Factura era „o chestiune de B2B”, 2026 schimbă regulile jocului.
3.1. B2C intră în scenă
Din 2026, obligația de e-Factura acoperă și vânzările B2C , către persoane fizice. Facturile către consumatori intră în sfera RO e-Factura și se transmit în SPV.
Pentru un magazin online cu sute sau mii de comenzi lunar, transmiterea manuală devine imposibilă. Automatizarea nu mai este un lux. Este singura variantă funcțională.
3.2. Termenul s-a mutat: 5 zile lucrătoare
De la 1 ianuarie 2026, termenul-limită pentru transmiterea facturilor în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere. Nu 5 zile calendaristice. Lucrătoare.
Diferența pare mică. În practică, poate însemna câteva zile în plus pentru un business care facturează vineri după-amiază.
3.3. Ce trebuie să faci concret
• Verifică dacă softul de contabilitate sau platforma de e-commerce are integrare directă cu SPV.
• Configurează câmpurile pentru persoane fizice (fără CUI, cu datele permise de autoritatea fiscală) pentru a evita erorile de validare CIUS-RO.
• Stabilește un flux clar între casa de marcat (dacă există) și factura electronică, pentru a evita dubla raportare sau lipsa facturii.
• Pentru volume mari, automatizează. Transmiterea manuală nu scalează.
Notă: e-Factura nu înlocuiește obligația de a oferi clientului factura în formatul pe care îl așteaptă (PDF, print). Persoana fizică nu are nevoie de cont SPV pentru a primi factura.
4. Casa de marcat: nu întotdeauna obligatorie, dar cu nuanțe
Un mit frecvent: „orice magazin online are nevoie de casă de marcat”.
Realitatea este mai nuanțată. Dacă magazinul online nu are magazin fizic și încasează exclusiv online, casa de marcat nu este obligatorie în toate situațiile. Dar dacă există și un punct fizic de vânzare, sau dacă încasarea se face ramburs la curier, discuția se schimbă.
Discuțiile despre „casa de marcat virtuală” există, dar în 2026 cadrul legal încă nu permite înlocuirea completă a aparatelor clasice cu aplicații software pure. Asociația distribuitorilor de aparate fiscale a contestat public proiectul, iar situația rămâne incertă.
Recomandarea practică: clarifică fluxul de încasare. Dacă există bon fiscal emis, verifică modul în care acesta se raportează în D394. Livrările către persoane fizice se raportează în Caruselul D al declarației, cu CNP sau nume și adresă.
5. Marketplace-uri: contabilitate separată, comisioane și TVA
Vânzarea pe eMAG, Amazon sau alte marketplace-uri nu este „mai simplă” din punct de vedere contabil. Este diferită.
5.1. Comisioanele platformei
Comisionul perceput de marketplace este o cheltuială deductibilă. Dar vine cu TVA. Iar dacă ești plătitor de TVA, acel TVA este deductibil , cu condiția să înregistrezi corect factura platformei.
Un comision de 200 lei, cu TVA de 21%, înseamnă 42 lei TVA deductibil. Ignorarea facturii platformei înseamnă pierderea acelui TVA. Și, implicit, bani aruncați.
5.2. Evidență separată pe platforme
Contabilitatea trebuie să reconcilieze decontările platformei cu încasările efective. Suma pe care o vede vânzătorul în contul eMAG nu este identică cu suma facturată clienților. Diferența stă în comisioane, retururi, taxe de livrare și alte ajustări.
6. Stocuri și gestiune: inventarul permanent nu este opțional
În comerțul online, stocul nu este doar „marfa din depozit”. Este un activ contabil care trebuie urmărit cu rigoare.
Metoda acceptată este inventarul permanent. Nu inventarul intermitent. Fiecare intrare și fiecare ieșire se înregistrează. Stocul este cunoscut în orice moment, cantitativ și valoric.
6.1. Gestiune separată: obligatorie, nu recomandată
Dacă vinzi și online, și en-gros, și prin marketplace, separarea gestiunilor este obligatorie conform legislației. Nu este o preferință a contabilului. Este cerință legală.
Exemplu practic: Un magazin online care vinde și angro către câteva firme partenere a fost nevoit să refacă evidența stocurilor pe ultimele șase luni. Motivul: nu exista gestiune separată între cele două canale, iar descărcarea de gestiune se făcea global, fără trasabilitate pe canal. Costul: timp, efort și un risc fiscal evitabil.
7. Calendarul fiscal al unui magazin online în 2026
Termenele se mișcă. Iar un termen ratat înseamnă amendă.
Transmitere e-Factura: 5 zile lucrătoare de la emitere; Obligatoriu pentru B2B, B2G și, din 2026, în anumite situații B2C
Declarația de TVA (D300): Lunar/trimestrial, conform regimului; Termenul depinde de perioada fiscală aleasă
Declarația informativă D394: Lunar/trimestrial; Include livrările către persoane fizice în Caruselul D
SAF-T (D406): Lunar, pentru contribuabilii vizați; Fișier XML cu detaliile contabile; obligatoriu pentru categorii extinse
Situații financiare anuale: 2 iunie 2026; Pentru exercițiul financiar 2025, pentru SRL-urile cu an calendaristic
Declarația 398 (OSS): Trimestrial, dacă ești în OSS; O singură declarație pentru toate statele UE
8. Digitalizarea nu mai este opțională
SAF-T, e-Factura, e-Transport, case de marcat conectate. Toate aceste sisteme funcționează în 2026. Iar autoritatea fiscală are acces la mai multe date decât oricând.
Pentru un magazin online, asta înseamnă un lucru simplu: datele trebuie să fie curate. Un SAF-T cu mapări greșite aduce autoritatea fiscală la ușă. O e-Factura netransmisă la timp generează amenzi. O evidență de stocuri inconsistentă devine vulnerabilitate în verificare.
Digitalizarea nu este despre „a fi modern”. Este despre a putea demonstra, cu documente, că ceea ce declari corespunde cu ceea ce se întâmplă în business.
Concluzie: ce face diferența în 2026
Contabilitatea pentru un magazin online în 2026 nu este mai complicată decât acum cinci ani. Este diferită. Regulile s-au mutat spre digital, spre automatizare și spre trasabilitate.
Trei lucruri contează cel mai mult:
1. Să știi exact unde te situezi față de plafoanele de TVA , atât cel românesc, cât și cel european.
2. Să automatizezi e-Factura înainte ca volumul să te copleșească.
3. Să ții o evidență separat pe fiecare canal de vânzare , site propriu, marketplace, en-gros.
La Contab Servicii Smart, lucrăm cu magazine online și vânzători pe marketplace-uri care vor să crească fără să se împiedice de birocrație. Oferim înființare SRL, contabilitate, salarizare, administrare personală, SSM și PSI , tot ce ține de partea de conformare, ca tu să te concentrezi pe vânzări.